آشنایی با سند حسابداری در نرم افزار از تقاضاهای مکرر کاربران و حسابداران محترم خانواده بزرگ نوین پرداز بوده است که در این مقاله سعی بر این است بطور کامل برای شما کاربران محترم شرح دهیم .
آشنایی با سند حسابداری
در تمامی نرم افزار های حسابداری و مالی که پایه و اساس آن بر اساس حسابداری دوبل (دو طرفه) چیده شده است برای ثبت هر رویداد مالی از فرمی استفاده می کنیم که به آن سند حسابداری گفته می شود. ورود اطلاعات هر رویداد مالی در نرم افزار حسابداری تنها از طریق ثبت سند حسابداری صورت می‌پذیرد. لذا سند حسابداری به عنوان درگاه ورود اطلاعات در سیستم حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار است.
در حسابداری دوبل حسابهای مختلفی وجود دارند که این حساب‌ها یا از نوع بدهکار یا بستانکار می‌باشند. حساب بدهکار و حساب بستانکار با مفهوم بدهکار و بستانکار در محاوره تفاوت دارد.
در تصویر زیر نمونه ای از سند دوبل مالی شارژ تنخواه که به صورت اتومات صادر شده است را مشاهده می نمائید.
رویداد مالی
وقایعی مرتبط با خرید، فروش، دریافت، پرداخت و مواردی از این قبیل می‌باشند، که باعث تغییر در دارایی، بدهی و یا سرمایه واحد اقتصادی می‌شوند.
اسناد و مدارک مثبته
به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، اسناد مثبته گفته میشود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و…
سند حسابداری در نرم افزار نوین پرداز
شماره سند حسابداری
برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر می‌گیریم که این شماره چینش اسناد را مشخص می کند. شماره سند در رعایت نظم و توالی اسناد مالی بسیار اهمیت دارد. در هر رویداد مالی حداقل دو حساب درگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری بستانکار خواهد شد.
شماره سریال سند
با ایجاد هر سند در نرم افزار حسابداری نوین پرداز بصورت خودکار یک شماره سریال یکتا و منحصر به فرد به سند منصوب می کند. مانند: زیر سیستم های صدور اتومات سند مالی از قبیل فروش، خرید، خزانه و چک صادر شده باشد، چه اسناد دوبل مالی که بصورت دستی صادر می گردد.
مدیریت شماره سریال ها بر عهده نرم افزار بوده و این شماره سریال یکتا تا پایان با سند همراه است و غیر قابل تغییر است. در واقع شماره سند مالی نشان دهنده این است که کدام سند مالی بعد از کدام سند صادر شده است. لذا حسابداران به کمک فیلد عطف یا سریال سند می‌توانند سند را پیگیری کنند.
انواع اسناد در حسابداری در نرم افزار نوین پرداز
اسناد مالی از لحاظ ماهیت صادر شده به 5 نوع اصلی تقسیم می شوند:
سند افتتاحیه
در ابتدای دوره به منظور شروع و انتقال مانده از دوره مالی قبل درج می شود. درنرم افزار نوین پرداز بصورت اتومات سند افتتاحیه را با شماره سند 1 بر اساس مانده های اول دوره ایجاد می کند.
توجه: این قابلیت درنرم افزار حسابداری نوین پرداز وجود دارد که بصورت دستی آرتیکل هایی را به سند افتتاحیه اضافه کنیم یا کسر نمائیم.
سند عادی
ثبت رویدادهای جاری مالی بصورت ثبت سند دستی که توسط خود کاربر انجام میشود را سند عادی می‌نامیم.
توجه: خود کاربر باید ماهیت حساب بدهکار و بستانکار را شناسائی کند.
سند سیستمی
از بخش های دیگر برنامه اتوماتیک درج شده باشد. مانند: درج فاکتور فروش و خرید اتومات یا اسناد دریافت و پرداخت.
سند سود و زیانی
به منظور بستن حسابهای موقت به صورت اتوماتیک و یا دستی درج میشود.
سند اختتامیه
به منظور بستن حسابهای دائم در پایان دوره درج می شود.
نکته: این نوع سند حسابداری دقیقا ثبت بر عکس سند حسابداری افتتاحیه است و برای بستن حساب در پایان دوره مالی صادر می‌گردد.
همچنین بخوانید:
آشنایی با انواع گزارشات مالی
وضعیت سند
در نرم افزار مالی نوین پرداز ابتدا اسناد بصورت موقت ذخیره می‌شوند، سپس با صلاح‌دید مدیر مالی یا سرپرست حسابداری، میتوانید اسناد موقت را تبدیل به اسناد دائمی کنید.
سند موقت
سندی که ثبت شده ولی امکان تغییر و اصلاح در آن وجود دارد. معمولا اسناد تا پایان روز در حالت موقت ذخیره می شوند. بعد از کنترل و حسابرسی های احتمالی تبدیل به اسناد دائمی می‌شوند.
سند دائم
سندی که ثبت و تایید شده و اجازه تغییر در آن نیست. تغییر فقط با هماهنگی مدیر مالی و دارا بودن سطح دسترسی برای کاربری که می‌خواهد این تغییر را ایجاد کند امکان پذیر است.
در نرم افزار حسابداری نوین پرداز برای تبدیل اسناد موقت به دائم و بالعکس باید از فهرست اسناد حسابداری استفاده کرد. اگر در فهرست اسناد کلیک راست کنید سربرگ ها تغییر وضعیت اسناد را مشاهده می کنید. در صورت دسترسی داشتن کاربر به این قابلیت می‌تواند وضعیت اسناد را دائمی کند.
در تصویر زیر وضعیت اسناد مالی صادر شده از زیر سیستم های فروش و خزانه را در هر دو وضعیت دائم و موقت مشاهده می‌کنید. بعد از عملیات تبدیل اسناد دائم به موقت، امکان ویرایش و یا حذف اسناد موقت در سیستم وجود خواهد داشت. در سیستم نوین پرداز از طریق یک هشدار دائمی شدن سند به کابر اعلام می شود. در تصاویر زیر 2 نمونه هشدار در برگه فروش و سند مالی را مشاهده می‌کنید.
بعد از موقت نمودن اسناد، در فهرست اسناد حسابداری، وضعیت سندها به صورت موقت نمایش داده می‌شوند.
جستجو در سند
کلید F2 در سند حسابداری دوبل در نقش فیلدی برای جستجو در سند می باشد ،جستجو در سند از بخش های بسیار کاربردی در اسناد مالی مرکب خلاصه با تعداد آرتیکل های زیاد می باشد و کار حسابدار را برای جستجو سریع در سند بسیار راحت می کند.این نکته را کاربران محترم توجه داشته باشند جستجو در سند بر اساس کد و نام حساب تفضیل و معین و همچنین شرح آرتیکل امکان پذیر است.
تاریخ سند
هر رویداد مالی یا رویدادهای مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد. بدون درج تاریخ ثبت سند حسابداری امکان پذیر نیست. سند باید تاریخ داشته باشد و تاریخ وقوع رویداد مالی کاملا مشخص باشد. تاریخ سند در واقع شناسنانه سند است. سند بدون تاریخ ارزش قانونی نخواهد داشت.
آرتیکل در سند
به هر سطر بدهکار یا بستانکار سند که دارای کد معین و تفصیلی و شرح و مبلغ می‌باشد یک آرتیکل گفته میشود. هر سند باید حداقل دو آرتیکل داشته باشد. مجموع آرتیکل های بدهکار و بستانکار باید مساوی باشد. یا در در اصطلاح سند تراز باشد. در غیر این صورت سند مالی ذخیره نمی‌گردد. اگر این امر صورت نگیرد تاثیری در حساب ها ندارد.
شرح در سند
هنگام ثبت سند حسابداری باید شرح سند مالی دقیقا در این بخش ذکر شده باشد.
حساب تفصیلی
آخرین سطح سند در نسخه های فعلی نرم افزار مالی نوین پرداز سطح تفصیل می‌باشد. هر آرتیکل سند حسابداری شامل: کد حساب، شرح آرتیکل و یک مبلغ می‌باشد. کد حساب تفصیل هنگام صدور اسناد مالی در نرم افزار نوین پرداز در سند استفاده می‌گردد. بسته به تعریف کدینگ مالی یک حساب کل، شامل کد معین حساب و بصورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می‌باشد.
جمع سند
جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می شوند. که این دو ستون باید برابر باشد. در صورت برابری دو ستون می‌گویند سند حسابداری تراز می‌باشد.
تعداد اقلام سند
به جمع تعدادی تمام سطرهای سند تعداد اقلام سند گفته میشود. این سطرها شامل: تمام آرتیکل های بدهکار و بستانکار میشود.
کاربر صادر کننده
به کاربری که سند مالی نهایی را تایید می‌کند و یا صادر می‌کند، کاربر صادرکننده می‌گوییم.
گزارشات معین
یکی از قابلیتهای بسیار کاربردی نرم افزار نوین پرداز تهیه گزارشات دفتر معین است. این گزارش برای کد حساب معین آرتیکل جاری سند می باشد.
