حضور و غیاب مدارس
قبل از شروع سال تحصیلی، حضور و غیاب مدرسه را هوشمند کنید
شروع سال تحصیلی نزدیک است و یکی از کارهایی که بهتر است قبل از باز شدن درهای مدرسه و شروع مهرماه برای آن تصمیم بگیرید، نحوه مدیریت ورود و خروج دانشآموزان است.
هنوز در بسیاری از مدارس، حضور و غیاب دانشآموزان با دفترهای کاغذی، ثبت دستی و گزارشهای پراکنده انجام میشود؛ روشی که با افزایش تعداد دانشآموزان، مدیریت آن دشوارتر میشود.
اما امروز میتوان با استفاده از دستگاه حضور و غیاب مدرسه + نرمافزار مدیریت تردد، این فرآیند را بسیار سادهتر و دقیقتر مدیریت کرد.
نوین پرداز با تولید دستگاههای حضور و غیاب و ارائه نرمافزار مدیریت تردد، راهکاری را در اختیار مدارس قرار میدهد که میتواند ثبت ورود و خروج، مدیریت تردد، گزارشگیری و اطلاعرسانی را در یک سیستم یکپارچه قرار دهد.
فرصت مطالعه ندارید؟
در این فایل صوتی، نکات و جمعبندی را بصورت خلاصه و کاربردی بشنوید.
حضور و غیاب مدارس؛ فقط ثبت حضور دانشآموز نیست
وقتی درباره حضور و غیاب مدارس صحبت میکنیم، منظور فقط این نیست که بدانیم چه کسی وارد مدرسه شده است.
یک سیستم مناسب باید بتواند به مدرسه کمک کند تا:
- ورود دانشآموزان را ثبت کند.
- خروج دانشآموزان را ثبت کند.
- سوابق تردد را نگهداری کند.
- تأخیر و غیبت را بهتر مدیریت کند.
- گزارشهای مورد نیاز مدیر را در اختیار او قرار دهد.
- در صورت فعال بودن سرویس، ورود و خروج دانشآموز را به والدین اطلاع دهد.
- مدیریت اطلاعات را از حالت دستی و کاغذی خارج کند.
- دسترسی مدیران و مسئولان مجاز به اطلاعات را سادهتر کند.
به همین دلیل، انتخاب یک راهکار کامل حضور و غیاب مدارس اهمیت بیشتری از خرید صرفاً یک دستگاه دارد.
چرا قبل از مهرماه باید سیستم حضور و غیاب مدرسه را آماده کنیم؟
روزهای ابتدایی سال تحصیلی معمولاً شلوغترین روزهای مدرسه هستند.
دانشآموزان جدید باید ثبت شوند، کلاسها تشکیل شوند، اطلاعات دانشآموزان وارد سیستم شود و کادر مدرسه نیز با فرآیندهای جدید هماهنگ شوند.
اگر قرار است مدرسه از دستگاه حضور و غیاب استفاده کند، بهتر است راهاندازی آن را به روزهای اول مهر موکول نکنید.
پیشنهاد نوین پرداز برای شروع سال تحصیلی:
حداقل چند روز قبل از شروع رسمی مدرسه:
- دستگاه حضور و غیاب را نصب کنید.
- نرمافزار را راهاندازی کنید.
- دانشآموزان را در دستگاه تعریف کنید.
- روش ثبت تردد دانشآموزان را مشخص کنید.
- ارتباط دستگاه و نرمافزار را تست کنید.
- گزارشگیری های مورد نیاز مدیر را آزمایش کنید.
- در صورت استفاده از پیامک، ارسال پیامک را تست کنید.
- مسئول مدرسه را برای کار با سیستم آموزش دهید.
به این ترتیب، در اولین روز مدرسه بهجای درگیر شدن با مشکلات راهاندازی، سیستم آماده استفاده خواهد بود.
دفتر حضور و غیاب مدرسه یا سیستم دیجیتال؟
دفتر کاغذی ممکن است برای یک مدرسه کوچک و کمجمعیت ساده به نظر برسد، اما با افزایش تعداد دانشآموزان، ثبت دستی و پیدا کردن سوابق دشوارتر میشود
دفتر کاغذی:
- ثبت دستی
- احتمال خطای انسانی
- جستوجوی دشوار سوابق
- گزارشگیری زمانبر
- عدم دسترسی سریع به اطلاعات
- دشواری اطلاعرسانی به والدین
- وابستگی به اسناد کاغذی
سیستم حضور و غیاب نوین پرداز:
- ثبت دیجیتال تردد
- دسترسی سریعتر به سوابق
- گزارشگیری
- مدیریت متمرکز
- امکان ارسال پیامک
- امکان استفاده از پورتال وب
- امکان توسعه راهکار متناسب با نیاز مدرسه
سیستم حضور و غیاب مدارس نوین پرداز چگونه کار میکند؟
فرآیند کلی را میتوان بسیار ساده در نظر گرفت:
– دانشآموز وارد مدرسه میشود و با روش شناسایی تعریفشده در دستگاه، تردد خود را ثبت میکند.
– ورود ثبت میشود و دستگاه زمان و اطلاعات تردد را ثبت میکند.
– اطلاعات به نرمافزار منتقل میشود
نرمافزار حضور و غیاب نوین پرداز اطلاعات ثبتشده را دریافت و مدیریت میکند.
– مدیر یا مسئول مجاز میتواند سوابق و گزارشهای مورد نیاز را مشاهده کند.
– ارسال پیامک اطلاع رسانی برای والدین
در صورت فعال بودن سرویس پیامک، امکان اطلاعرسانی ورود و خروج دانشآموز برای والدین فراهم میشود. توجه داشته باشید که فعالسازی سرویس پیامک از سطح ۳ نرمافزار به بالا امکانپذیر است.
این همان تفاوت اصلی یک سیستم دیجیتال با دفتر حضور و غیاب است.
اجزای سیستم حضور و غیاب مدرسه نوین پرداز
یکی از نکاتی که در انتخاب سیستم حضور و غیاب مدارس باید به آن توجه کرد این است که دستگاه بهتنهایی سیستم حضور و غیاب نیست.
برای ثبت ورود و خروج دانشآموزان با روش شناسایی متناسب با شرایط مدرسه.
برای مدیریت اطلاعات دانشآموزان، ترددها، گزارشها و امکانات مدیریتی
برای ارسال اطلاعرسانیهای تردد به والدین، در صورت فعال بودن سرویس. فعالسازی سرویس پیامک از سطح ۳ نرمافزار به بالا امکانپذیر است.
برای دسترسی آنلاین به اطلاعات و امکانات تعریفشده، بر اساس سطح دسترسی کاربران(مدیر، معاون، دانش آموزان و …)
نصب، آموزش و پشتیبانی
برای اینکه مدرسه بتواند سیستم را درست راهاندازی و در ادامه از امکانات آن استفاده کند
کدام دستگاه های حضور و غیاب نوین پرداز برای مدرسه مناسب است؟
نوین پرداز مدلهای مختلفی از دستگاههای حضور و غیاب را ارائه میکند که انتخاب مدل مناسب باید بر اساس تعداد دانشآموزان، تعداد ورودیها، روش شناسایی مورد نیاز، شرایط محل نصب و همچنین بودجه مدرسه قبل از انتخاب دستگاه بررسی شود.
کدام دستگاه برای مدرسه شما مناسب تر است؟
قرار نیست همه مدارس یک دستگاه یکسان خریداری کنند. برای انتخاب بهتر، این موارد را در نظر بگیرید:
- تعداد دانشآموزان: ظرفیت و سرعت دستگاه باید با حجم کاربران متناسب باشد.
- تعداد ورودیها: اگر مدرسه چند ورودی دارد، امکان استفاده از چند دستگاه و نحوه مدیریت آنها را بررسی کنید.
- حجم ورود همزمان: در شروع روز مدرسه، تعداد دانشآموزانی که تقریباً همزمان وارد میشوند اهمیت زیادی دارد.
- روش شناسایی: بسته به شرایط مدرسه میتوان مدلهای اثرانگشتی، چهره یا دستگاههای دارای چند روش شناسایی را بررسی کرد.
- نیاز به دسترسی آنلاین: اگر مدیر یا مسئول مدرسه به مشاهده اطلاعات از طریق وب نیاز دارد، پورتال وب را در انتخاب خود لحاظ کنید.
- نیاز به اطلاعرسانی والدین: اگر ارسال پیامک ورود و خروج برای مدرسه مهم است، از ابتدا سطح نرمافزار، اتصال دستگاه و سرویس پیامک را بررسی کنید. برای فعالسازی سرویس پیامک، حداقل سطح ۳ نرمافزار مورد نیاز است.
نرمافزار حضور و غیاب نوین پرداز؛ انتخاب سطح مناسب برای مدرسه
قرار نیست همه مدارس یک دستگاه یکسان خریداری کنند. برای انتخاب بهتر، این موارد را در نظر بگیرید:
یکی از نکات مهم در انتخاب نرمافزار حضور و غیاب، نیاز آن مدرسه است. نوین پرداز نرمافزار را در سطوح مختلف ارائه میکند که سطح ۱ بهعنوان نسخه پایه و رایگان همراه با دستگاه در دسترس کاربران می باشد
سطح 1؛ نسخه پایه و رایگان:
سطح ۱ بهعنوان نسخه پایه و رایگان نرمافزار، شروع مناسبی برای استفاده از سیستم حضور و غیاب است.
این سطح میتواند نقطه شروع مدرسه برای استفاده از سیستم حضور و غیاب باشد، این موضوع باعث میشود مدرسه برای شروع الزاماً مجبور به تهیه کاملترین سطح نرمافزار نباشد.
سطح 2، امکانات مدیریتی بیشتر:
با ارتقا به سطح ۲، امکانات مدیریتی و حرفهای بیشتری در اختیار مدرسه قرار میگیرد و مجموعه میتواند مدیریت دقیقتر و کاملتری روی اطلاعات و ترددها داشته باشد.
نکته مهم درباره سرویس پیامک: امکان فعالسازی سرویس پیامک در سطح ۲ وجود ندارد. اگر مدرسه قصد دارد ورود و خروج دانشآموزان را از طریق پیامک به والدین اطلاعرسانی کند، باید از سطح ۳ نرمافزار یا سطوح بالاتر استفاده کند.
سطح 3 به بالا؛ امکان استفاده از سرویس پیامک
در سطح ۳ و سطوح بالاتر، علاوه بر امکانات مدیریتی نرمافزار، امکان فعالسازی سرویس پیامک نیز وجود دارد. با فعال شدن این سرویس، مدرسه میتواند اطلاعرسانیهای مربوط به تردد دانشآموزان را برای والدین ارسال کند.
بنابراین اگر ارسال پیامک ورود و خروج دانشآموزان برای مدرسه یک نیاز اصلی است، هنگام انتخاب نرمافزار باید حداقل سطح ۳ را در نظر بگیرید.
پیشنهاد میکنیم ابتدا نیازهای مدرسه، از جمله تعداد دانشآموزان، امکانات مدیریتی مورد نیاز و نیاز به اطلاعرسانی پیامکی را مشخص کنید و سپس سطح نرمافزار را انتخاب کنید. در صورت افزایش نیازها نیز امکان ارتقای سطح نرمافزار وجود دارد.
پورتال وب حضور و غیاب، یک مزیت مهم نوین پرداز
یکی از بخشهای مهم سیستم نوین پرداز، پورتال وب حضور و غیاب است.
گاهی مدیر در دفتر مدرسه نیست، گاهی مسئول اداری نیاز دارد اطلاعات را از سیستم دیگری بررسی می کند و گاهی دسترسی سریع به اطلاعات اهمیت بیشتری از حضور فیزیکی پشت سیستم دارد.
پورتال وب نوین پرداز با هدف فراهم کردن دسترسی تحت وب به اطلاعات و فرآیندهای مرتبط با حضور و غیاب، یکی از نقاط قوت نوین پرداز است. از طریق این بستر، بسته به سطح دسترسی و امکانات فعالشده، امکان مشاهده اطلاعات تردد و مدیریت مواردی مانند تردد، مرخصی و فیش حقوقی از طریق وب فراهم میشود.
در معرفی سیستم حضور و غیاب نوین پرداز، پورتال وب باید بهعنوان یکی از اجزای اصلی سیستم دیده شود؛ مخصوصاً برای مدارسی که دسترسی آنلاین به اطلاعات برایشان اهمیت دارد.
حضور و غیاب مدرسه برای والدین چه کاربردی دارد؟
یکی از مهمترین تفاوتهای سیستم حضور و غیاب مدارس با حضور و غیاب معمول پرسنلی، وجود یک مخاطب مهم دیگر است: والدین.
برای بسیاری از والدین، سؤال سادهای وجود دارد: «آیا فرزندم به مدرسه رسیده است؟»
اگر سرویس پیامک فعال باشد، مدرسه میتواند اطلاعرسانی تردد را برای والدین انجام دهد؛ برای نمونه، پیام ورود دانشآموز میتواند در ساعت مشخص یا خروج او از مدرسه را اعلام کند.
این قابلیت میتواند ارتباط مدرسه و خانواده دانش آموز را سریعتر کند و به والدین دید بهتری نسبت به تردد روزانه فرزندشان بدهد.
امنیت اطلاعات دانشآموزان؛ مهمتر از چیزی که به نظر میرسد
وقتی صحبت از حضور و غیاب دانشآموزان است، موضوع فقط «ثبت یک ساعت ورود یا خروج» نیست.
سیستم ممکن است با اطلاعاتی مانند:
- نام و مشخصات دانشآموز
- کلاس و پایه
- سوابق ورود و خروج
- شماره تماس والدین
- اطلاعات مربوط به غیبت و تأخیر
- اطلاعات مربوط به درخواستها و مرخصیها
سروکار داشته باشد.
به همین دلیل، مدرسه هنگام انتخاب سیستم باید امنیت اطلاعات را یکی از معیارهای اصلی خود قرار دهد.
یک سیستم مناسب باید حداقل این سؤالها را پاسخ دهد:
چه کسی به اطلاعات دسترسی دارد؟
نباید هر کاربر مدرسه به تمام اطلاعات دسترسی یکسان داشته باشد.
اطلاعات چگونه منتقل میشوند؟
مسیر انتقال اطلاعات بین دستگاه، نرمافزار و سرویسهای آنلاین باید مشخص باشد.
اطلاعات چه مدت نگهداری میشوند؟
مدرسه باید سیاست مشخصی برای نگهداری و حذف اطلاعات داشته باشد.
آیا امکان پشتیبانگیری وجود دارد؟
از دست رفتن اطلاعات تردد میتواند برای مدرسه مشکلساز باشد؛ بنابراین فرآیند پشتیبانگیری اهمیت دارد.
اطلاعات بیومتریک چگونه مدیریت میشوند؟
اگر از اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده میشود، مدرسه باید درباره نحوه ثبت، نگهداری و استفاده از این اطلاعات از ارائهدهنده سیستم سؤال کند.
تجربه ی مدارس استفادهکننده از سیستم حضور و غیاب نوین پرداز
این مدرسه برای مدیریت ورود و خروج حدود 400 دانشآموز از راهکار حضور و غیاب نوین پرداز استفاده میکند.
پس از راهاندازی سیستم:
- ثبت ورود و خروج دانشآموزان دیجیتال شد.
- گزارشهای تردد در دسترس مسئول مدرسه قرار گرفت.
سوالات متداول
آیا دستگاه حضور و غیاب میتواند جای دفتر مدرسه را بگیرد؟
هدف اصلی سیستم دیجیتال، ثبت و مدیریت الکترونیکی تردد و کاهش فرآیندهای دستی است. نحوه استفاده از دفتر حضور و غیاب یا اسناد داخلی نیز میتواند بر اساس سیاست مدرسه تعیین شود.
آیا والدین میتوانند از ورود و خروج فرزندشان مطلع شوند؟
در صورت فعال بودن سرویس پیامک و تنظیمات مربوطه، امکان ارسال اطلاعرسانی تردد برای والدین وجود دارد.
آیا نرمافزار نوین پرداز رایگان است؟
سطح ۱ نرمافزار بهعنوان نسخه پایه رایگان است و برای امکانات کاملتر، سطوح بالاتر نرمافزار باید تهیه شود.
آیا امکان استفاده از پورتال وب وجود دارد؟
بله، پورتال وب حضور و غیاب یکی از بخشهای مهم حضور و غیاب نوین پرداز است و امکانات آن بر اساس سطح دسترسی و خدمات فعالشده در اختیار کاربران قرار میگیرد.
آیا امکان مشاهده تردد از طریق وب وجود دارد؟
بله، پورتال وب برای دسترسی آنلاین به امکانات و اطلاعات سیستم طراحی شده است.
آیا میتوان مرخصی و فیش حقوقی کارکنان را نیز از طریق پورتال وب مدیریت کرد؟
پورتال وب نوین پرداز امکاناتی در حوزه تردد، مرخصی و فیش حقوقی ارائه میکنند؛ سطح دسترسی و امکانات دقیق به پیکربندی و سطح نرمافزار بستگی دارد.
نصب آن سخت است؟
خیر. در اغلب موارد نصب سادهتر از چیزی است که تصور میشود و توسط متخصصان در مدت کوتاهی انجام میشود.
کدام دستگاه نوین پرداز برای مدرسه مناسب است؟
مدل دستگاه باید با توجه به تعداد دانشآموزان، تعداد ورودیها، روش شناسایی و نیاز مدرسه انجام شود.
"جدول مقایسه دستگاه های حضور و غیاب نوین پرداز"
آیا در سطح ۲ نرمافزار امکان فعالسازی سرویس پیامک وجود دارد؟
خیر. سرویس پیامک در سطح ۲ قابل فعالسازی نیست. برای استفاده از سرویس پیامک و ارسال اطلاعرسانی ورود و خروج دانشآموزان برای والدین، باید سطح ۳ یا یکی از سطوح بالاتر نرمافزار تهیه شود.
برای شروع سال تحصیلی جدید آمادهاید؟
قبل از شروع مهر، روش حضور و غیاب مدرسه خود را انتخاب کنید.
اگر نمیدانید کدام دستگاه، چه سطحی از نرمافزار یا چند دستگاه برای مدرسه شما مناسب است،
تعداد دانشآموزان، تعداد ورودیها و نیازهای مدرسه را به کارشناسان نوین پرداز بگویید تا راهکار مناسب را به شما پیشنهاد دهند.
نوین پرداز | راهکار هوشمند مدیریت حضور و غیاب
پشتیبانی نوین پرداز از ساعت 8 صبح تا 8 شب | شماره تماس: 91007590-051 و 37597590-051
